Bericht zur Corporate Governance und Erklärung zur Unternehmensführung
(Teil des Zusammengefassten Lageberichts)

Die Prinzipien verantwortungsbewusster und nachhaltiger Unternehmensführung bestimmen das Handeln der Leitungs- und Kontrollgremien der Aurubis AG. Der Vorstand berichtet in dieser Erklärung – zugleich auch für den Aufsichtsrat – gemäß Ziffer 3.10 des Deutschen Corporate Governance Kodex sowie gemäß §§ 289a, 315 Abs. 5 HGB i. V. m.
Art. 80 EGHGB über die Unternehmensführung.

Entsprechenserklärung und Berichterstattung zur Corporate Governance

§ 161 Aktiengesetz (AktG) verpflichtet Vorstand und Aufsichtsrat einer in Deutschland börsennotierten Aktiengesellschaft, einmal jährlich zu erklären, dass den vom Bundesministerium der Justiz im amtlichen Teil des Bundesanzeigers bekannt gemachten Empfehlungen der „Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex“ entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen nicht angewendet wurden oder werden und aus welchem Grund nicht.

Vorstand und Aufsichtsrat haben sich im Geschäftsjahr 2016/17 mehrfach mit Themen der Corporate Governance beschäftigt und am 06.11.2017 gemeinsam die aktualisierte Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG abgegeben. Die Erklärung wurde der Öffentlichkeit auf der Internetseite der Aurubis AG im Bereich Investor Relations/Corporate Governance dauerhaft zugänglich gemacht. Dort sind auch die Entsprechenserklärungen der letzten fünf Jahre sowie die Erfüllung der Kodexvorgaben im Detail permanent öffentlich zugänglich.

Wortlaut der Entsprechenserklärung

„Vorstand und Aufsichtsrat der Aurubis AG erklären gemäß § 161 AktG, dass seit der Abgabe der letzten Entsprechenserklärung vom 04.11.2016 den Empfehlungen der „Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex“ in ihrer Fassung vom 05.05.2015 und seit Inkrafttreten der geänderten Kodexfassung am 24.04.2017 in ihrer Fassung vom 07.02.2017 mit Ausnahme der nachfolgend genannten Empfehlungen aus den dortigen Gründen entsprochen werden und wird:

  • Ziffer 4.2.3 Abs. 2 Satz 3 und Abs. 4 (Vergütung des Vorstands)
    Die Vergütungsstruktur der Vorstände wird bei Neuabschluss von Vorstandsverträgen ab dem 01.10.2017 grundsätzlich variable Vergütungsbestandteile, deren Bemessungsgrundlage mehrjährig und im Wesentlichen zukunftsbezogen ist, sowie ein Abfindungs-Cap aufweisen. Dies gilt jedoch nicht für Altverträge. Insoweit besteht Bestandsschutz.
  • Ziffer 5.4.1 Abs. 2 (Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer im Aufsichtsrat)
    Der Aufsichtsrat hat bzw. wird bei seinen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung unter Beachtung seines Kompetenzprofils im Rahmen der dann jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere unter Beachtung der Vorgaben des Gleichstellungsgesetzes, die fachliche und persönliche Qualifikation der Kandidaten in den Vordergrund stellen. Dabei ist es selbstverständlich, dass im Rahmen der unternehmensspezifischen Situation die internationale Tätigkeit des Unternehmens, potenzielle Interessenkonflikte, die vom Aufsichtsrat festgelegte Anzahl der unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder und die ebenfalls vom Aufsichtsrat festgelegte Altersgrenze sowie Vielfalt (Diversity) berücksichtigt werden. Hierzu ist es nicht erforderlich, eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer im Aufsichtsrat festzulegen.

Hamburg, den 6. November 2017

Für den Vorstand

Grafik: Unterschrift Jürgen Schachler
Grafik: Unterschrift Dr. Stefan Boel

Jürgen Schachler           Dr. Stefan Boel
Vorsitzender                   Mitglied

 

Für den Aufsichtsrat:

Grafik: Unterschrift Hans Jörg Fuhrmann

Prof. Dr.-Ing. Heinz Jörg Fuhrmann
Vorsitzender"

Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat

Die Aurubis AG ist eine Gesellschaft deutschen Rechts, auf dem auch der Deutsche Corporate Governance Kodex beruht. Ein Grundprinzip des deutschen Aktienrechts ist das duale Führungssystem mit den Organen Vorstand und Aufsichtsrat, die durch eine strikte personelle Trennung zwischen dem Vorstand als Leitungsorgan und dem Aufsichtsrat als Überwachungsorgan gekennzeichnet und mit jeweils eigenständigen Kompetenzen ausgestattet sind. Vorstand und Aufsichtsrat der Aurubis AG arbeiten bei der Steuerung und Überwachung des Unternehmens eng und vertrauensvoll zum Wohle des Unternehmens zusammen.

Der Vorstand

Der Vorstand leitet die Gesellschaft in eigener Verantwortung frei von Weisungen Dritter nach Maßgabe der Gesetze, der Satzung und seiner Geschäftsordnung sowie unter Berücksichtigung der Beschlüsse der Hauptversammlung. Der Vorstand vertritt die Gesellschaft gegenüber Dritten.

Der Vorstand als Leitungsorgan führt die Geschäfte der Gesellschaft mit dem Ziel nachhaltiger Wertschöpfung in eigener Verantwortung und im Unternehmensinteresse unter Berücksichtigung der Belange aller Stakeholder. Dabei gilt der Grundsatz der Gesamtverantwortung, d. h. die Mitglieder des Vorstands tragen gemeinsam die Verantwortung für die gesamte Geschäftsführung. Sie arbeiten kollegial zusammen und unterrichten sich gegenseitig laufend über wichtige Maßnahmen und Vorgänge in ihren Ressorts. Ungeachtet der Gesamtverantwortung aller Vorstandsmitglieder führen die einzelnen Mitglieder des Vorstands die ihnen zugewiesenen Ressorts im Rahmen der Vorstandsbeschlüsse in eigener Verantwortung. Die nähere Ausgestaltung der Zusammenarbeit des Vorstands der Aurubis AG ist in einer vom Aufsichtsrat erlassenen Geschäftsordnung für den Vorstand zusammengefasst. Diese regelt vor allem die Ressortzuständigkeiten der einzelnen Vorstandsmitglieder, die dem Gesamtvorstand vorbehaltenen Angelegenheiten, die Beschlussfassung, namentlich erforderliche Beschlussmehrheiten sowie die Rechte und Pflichten des Vorsitzenden des Vorstands.

Bestimmte Vorstandsentscheidungen von besonderem Gewicht bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrats. Sie sind in einem Katalog festgelegt. So entscheidet der Aufsichtsrat beispielsweise über Beteiligungen an anderen Unternehmen – soweit die Maßnahme für den Konzern von wesentlicher Bedeutung ist – sowie über wesentliche Investitionen.

Der Vorstand der Aurubis AG bestand im Geschäftsjahr zunächst aus drei Mitgliedern (Herrn Jürgen Schachler als Vorsitzendem, Herrn Erwin Faust sowie Herrn Dr. Stefan Boel). Herr Erwin Faust stand dem Unternehmen krankheitsbedingt seit dem 01.11.2016 nicht zur Verfügung. Aus diesem Grunde wurde durch Beschluss des Aufsichtsrats vom 24.11.2016 Herr Faust einvernehmlich von seinen Diensten und Pflichten als Finanzvorstand der Aurubis AG befreit. Die Aufgaben von Herrn Faust wurden zunächst von Herrn Jürgen Schachler und Herrn Dr. Stefan Boel übernommen. Mit Ablauf des 30.06.2017 legte Herr Erwin Faust sein Amt als Vorstand der Aurubis AG nieder. Herr Rainer Verhoeven wurde mit Wirkung zum 01.01.2018 zum neuen Finanzvorstand bestellt.

Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat zeitnah und umfassend schriftlich sowie in den turnusmäßigen Sitzungen über die Strategie, die Planung, die Geschäftsentwicklung, bedeutende Geschäftsvorfälle und die Risikolage des Konzerns einschließlich des Risikomanagements sowie über die Compliance, also die Maßnahmen zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und unternehmensinterner Richtlinien. Abweichungen des Geschäftsverlaufs von früher aufgestellten Planungen und Zielen sind vom Vorstand ausführlich zu erläutern und zu begründen.

Sowohl bei der Zusammensetzung des Vorstands, der Besetzung von Führungsfunktionen als auch bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern (Ziffern 4.1.5, 5.1.2 und 5.4.1 des Kodex) sowie zur Besetzung sonstiger Gremien werden Vorstand und Aufsichtsrat der Aurubis AG im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeit dafür sorgen, dem Gesichtspunkt der Vielfalt (Diversity) verstärkt Rechnung zu tragen, und dabei insbesondere eine angemessene Berücksichtigung von Frauen anstreben.

Der Vorstand der Aurubis AG ist nach § 76 Abs. 4 AktG verpflichtet, eine Zielgröße für den Frauenanteil in den beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands sowie eine Frist zum Erreichen dieses Zieles festzulegen.

Der Gesamtvorstand hat sich frühzeitig mit der genannten Regelung befasst und im August 2015 erstmals die Zielquoten für die erste und zweite Führungsebene der Aurubis AG benannt. Bei der erstmaligen Festlegung durfte die Umsetzungsfrist gesetzlich nicht über den 30.06.2017 hinausgehen. Für den relativ kurzen Zeitraum bis zum 30.06.2017 betrug die Zielgröße jeweils 20 %. Zu diesem Stichtag betrug der Frauenanteil in der ersten Führungsebene 19,4 %, in der zweiten Führungsebene 20,4 %.

Damit konnten die Zielgrößen für die zweite Führungsebene leicht übertroffen und für die erste Führungsebene nahezu erreicht werden. In der ersten Führungsebene waren im Berichtszeitraum nur wenige Stellen zu besetzen. Hierfür wurden gleichermaßen Männer und Frauen in Betracht gezogen. Letztlich wurden die vakanten Stellen an Bewerber vergeben, die am besten geeignet erschienen.

Der Vorstand hat am 12.06.2017 für den Zeitraum bis 30.06.2022 für die erste Führungsebene eine Zielgröße von 20 % und für die zweite Führungsebene eine Zielgröße von 25 % beschlossen. Für den Konzern ist es ein wichtiges Ziel, die Anzahl der Frauen in Führungspositionen weiter zu steigern – unabhängig von gesetzlichen Regelungen.

Der Frauenanteil in der ersten Führungsebene unterhalb des Vorstands betrug zum Berichtsstichtag unverändert 19,4 %, der Frauenanteil in der zweiten Führungsebene unterhalb des Vorstands zum Berichtsstichtag 20,4 %

Im vierten Quartal des Geschäftsjahres 2016/17 gab es keine weiteren personellen Veränderungen.

Der Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat berät und überwacht den Vorstand bei der Leitung des Unternehmens. Er bestellt und entlässt die Mitglieder des Vorstands, beschließt das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder und setzt deren jeweilige Gesamtvergütung fest. Hierbei berücksichtigt der Aufsichtsrat das Verhältnis der Vorstandsvergütung zur Vergütung des oberen Führungskreises und der relevanten Gesamtbelegschaft sowie die Marktstellung des Unternehmens. Ebenso definiert er bei Versorgungszusagen für die Vorstände das angestrebte Versorgungsniveau. Der Personalausschuss unterbreitet dem Aufsichtsratsplenum entsprechende Vorschläge.

Der Aufsichtsrat wird in Strategie und Planung sowie in alle Fragen von wesentlicher Bedeutung für das Unternehmen eingebunden. Für Geschäfte von grundlegender Bedeutung, besonders solche, die die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens grundlegend verändern, hat der Aufsichtsrat Zustimmungsvorbehalte zugunsten des Aufsichtsrats festgelegt. Bei wesentlichen Ereignissen wird ggf. eine außerordentliche Aufsichtsratssitzung einberufen. Der Aufsichtsratsvorsitzende koordiniert die Arbeit im Aufsichtsrat, leitet dessen Sitzungen und nimmt die Belange des Gremiums nach außen wahr. Bei Bedarf tagt der Aufsichtsrat ohne den Vorstand.

Für seine Arbeit hat sich der Aufsichtsrat eine Geschäftsordnung gegeben. Zur Vorbereitung der Sitzungen tagen die Vertreter der Aktionäre und der Arbeitnehmer in der Regel getrennt.

Zusammensetzung des Aufsichtsrats

Dem mitbestimmten Aufsichtsrat der Aurubis AG gehören gemäß Satzung zwölf Mitglieder an, von denen nach Maßgabe des Mitbestimmungsgesetzes jeweils sechs von den Aktionären und den Arbeitnehmern gewählt werden. Die Amtsperioden sind identisch. Entsprechend den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex wurden die Vertreter der Aktionäre bei der letzten Wahl zum Aufsichtsrat in der Hauptversammlung am 28.02.2013 einzeln gewählt.

Der Aufsichtsrat hat für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benannt und ein Kompetenzprofil für das Gesamtgremium erarbeitet. Die Ziele und das Kompetenzprofil wurden der Öffentlichkeit auf der Internetseite der Aurubis AG dauerhaft zugänglich gemacht. Der Aufsichtsrat der Aurubis AG ist entsprechend dieser Zielsetzung zusammengesetzt. Mit Ablauf der Hauptversammlung 2018 wird sich der Aufsichtsrat unter Berücksichtigung der Anforderungen des § 96 Abs. 2 AktG zu mindestens 30 % aus Frauen und zu mindestens 30 % aus Männern zusammensetzen.

Er wird sich bei seinen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung im Rahmen der dann jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere unter Beachtung der Vorgaben des Gleichstellungsgesetzes, auch künftig an den gesetzlichen Vorgaben orientieren und hierbei die fachliche und persönliche Qualifikation der Kandidaten in den Vordergrund stellen. Dabei ist es selbstverständlich, dass auch die internationale Tätigkeit des Unternehmens, potenzielle Interessenkonflikte sowie die Dauer der Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat, die Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder, die Anzahl der unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder im Sinne von Ziff. 5.4.2 des Deutschen Corporate Governance Kodex sowie Vielfalt (Diversity) berücksichtigt werden. Eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer hat sich der Aufsichtsrat nicht gegeben.

Gemäß Ziff. 5.4.1. Abs. 4 Deutscher Corporate Governance Kodex waren im Geschäftsjahr 2016/17 nach Einschätzung des Aufsichtsrats Herr Dr. Drouven, Frau Dr. Reich, Herr Prof. Vahrenholt und Herr Dr. Wortberg als unabhängige Mitglieder der Anteilseigner anzusehen.

Mit Herrn Dr. Bernd Drouven ist ein ehemaliges Vorstandsmitglied der Aurubis AG im Aufsichtsrat vertreten, dessen Bestellung als Vorstand vor deutlich mehr als zwei Jahren endete. Die Wahl von Herrn Dr. Bernd Drouven in den Aufsichtsrat der Aurubis AG erfolgte gemäß § 100 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 AktG auf Vorschlag der Salzgitter Mannesmann GmbH.

Unter Berücksichtigung der Eigentümerstruktur gehört dem Gremium nach Einschätzung des Aufsichtsrats mit insgesamt vier unabhängigen Aufsichtsratsmitgliedern der Anteilseigner eine angemessene Anzahl unabhängiger Mitglieder an, die nicht in einer persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zur Gesellschaft, zu deren Organen, einem kontrollierenden Aktionär oder einem mit diesem verbundenen Unternehmen stehen, die einen wesentlichen und nicht nur vorübergehenden Interessenkonflikt begründen kann.

Die Amtsperiode des Aufsichtsrats beträgt fünf Jahre, die laufende Amtsperiode endet mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung am 01.03.2018.

Für die Frauenquote im Vorstand der Aurubis AG hatte der Aufsichtsrat gemäß § 111 Abs. 5 AktG am 11.09.2015 eine Zielgröße von 0 % und eine Umsetzungsfrist bis zum 30.06.2017 beschlossen, da aus damaliger Sicht keine Neubesetzungen anstanden. Diese Zielgröße konnte daher im Berichtszeitraum nicht übertroffen werden.

Mit Wirkung zum 01.07.2016 wurde Herr Jürgen Schachler zum Vorstandsvorsitzenden bestellt. Eine geeignete Kandidatin stand für diese Position nicht zur Verfügung.

Für den Zeitraum bis zum 30.06.2022 wurde vom Aufsichtsrat am 07.06.2017 eine deutlich erhöhte Zielgröße von 25 % für den Vorstand festgelegt. Unter Würdigung der bestehenden Verhältnisse erscheint es dem Aufsichtsrat möglich, diese Zielquote im angegebenen Zeitraum umzusetzen.

Die Zielgröße konnte in dem relativ kurzen Zeitraum bis zum 30.09.2017 nicht erreicht werden. In diesem Zeitraum stand nur die Neubesetzung der Position des Finanzvorstands an. Bei der Suche nach geeigneten Kandidaten wurde der Fokus verstärkt auf die Auswahl geeigneter Frauen gelegt. Letztlich wurde mit Herrn Verhoeven der Kandidat ausgewählt, der nach Einschätzung des Aufsichtsrats die Position des Finanzvorstands aufgrund seiner fachlichen Qualifikation am besten ausfüllt.

Ausschüsse des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat hat aus dem Kreis seiner Mitglieder mit dem Personalausschuss, dem Prüfungsausschuss (Audit Committee), dem Nominierungsausschuss, dem Vermittlungsausschuss und dem Technikausschuss fünf Gremien gebildet, die seine Arbeit vorbereiten und ergänzen. Die Aufgaben der Ausschüsse sowie ihre Zusammensetzung und Arbeit sind teilweise in der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats festgelegt. Die Zusammensetzung der Ausschüsse im Geschäftsjahr ist in diesem Geschäftsbericht aufgeführt. Die Mandate der Aufsichtsratsmitglieder in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien werden ebenfalls in diesem Geschäftsbericht genannt.

Personalausschuss
Der sechsköpfige Personalausschuss ist paritätisch besetzt. Er befasst sich in Vorbereitung der erforderlichen Aufsichtsratsbeschlüsse mit der Struktur und Höhe der Vergütung für den gesamten Vorstand, der Vorbereitung von Vorstandsverträgen und der Auswahl von geeigneten Kandidaten für die Besetzung von Vorstandspositionen. Vorsitzender des Personalausschusses ist der Vorsitzende des Aufsichtsrats.

Prüfungsausschuss
Aufgabe des vierköpfigen, paritätisch besetzten Prüfungsausschusses ist hauptsächlich die Überwachung der Rechnungslegung und des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems, des internen Revisionssystems, der Abschlussprüfung sowie der Compliance.

Der Prüfungsausschuss legt dem Aufsichtsrat eine begründete Empfehlung für die Wahl des Abschlussprüfers vor, die in den Fällen der Ausschreibung des Prüfungsmandats mindestens zwei Kandidaten umfasst. Der Prüfungsausschuss überwacht die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers und befasst sich darüber hinaus mit den von ihm zusätzlich erbrachten Leistungen, mit der Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung.

Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses im Berichtsjahr, Herr Dr. Ernst J. Wortberg, ist unabhängiger Finanzexperte und verfügt aus seiner beruflichen Praxis über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren. Er ist kein ehemaliges Vorstandsmitglied der Gesellschaft, dessen Bestellung vor weniger als zwei Jahren endete.

Nominierungsausschuss
Der Nominierungsausschuss ist gemäß dem Deutschen Corporate Governance Kodex ausschließlich mit Vertretern der Anteilseigner besetzt. Seine Aufgabe ist es, dem Aufsichtsrat geeignete Kandidaten für dessen Vorschläge an die Hauptversammlung zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern zu benennen.

Vermittlungsausschuss
Der Vermittlungsausschuss tagte im Berichtsjahr nicht.

Technikausschuss
Der vierköpfige Ausschuss ist paritätisch besetzt. Aufgabe des Technikausschusses ist die strategische Unterstützung und Überwachung des Vorstands bei der Umsetzung wesentlicher Investitionsprojekte.

Vermeidung von Interessenkonflikten

Die Mandate der Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien sind in diesem Geschäftsbericht aufgeführt. Kein Vorstandsmitglied hielt mehr als drei Aufsichtsratsmandate bei nicht zum Konzern gehörenden börsennotierten Aktiengesellschaften oder in Aufsichtsgremien konzernexterner Gesellschaften, die vergleichbare Anforderungen stellen. Die Beziehungen zu nahestehenden Unternehmen und Personen sind im Anhang des Konzernabschlusses dargestellt.

Bei Geschäften mit Vorstandsmitgliedern vertritt der Aufsichtsrat die Gesellschaft. Wesentliche Geschäfte mit einem Vorstandsmitglied nahestehenden Personen oder Unternehmungen wurden und werden nur mit Zustimmung des Aufsichtsrats vorgenommen.

Im abgelaufenen Geschäftsjahr traten keine Interessenkonflikte von Vorstands- oder Aufsichtsratsmitgliedern, die dem Aufsichtsrat und den übrigen Vorstandsmitgliedern unverzüglich offenzulegen sind, auf. Berater- oder sonstige Dienstleistungs- und Werkverträge zwischen Aufsichtsratsmitgliedern und der Gesellschaft bestanden auch im Berichtsjahr nicht.

Selbstbehalt bei der D&O-Versicherung

Die Aurubis AG hat für alle Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung (D&O-Versicherung) mit einem angemessenen Selbstbehalt abgeschlossen. Es ist ein Selbstbehalt von 10 % des Schadens bzw. das Eineinhalbfache der festen jährlichen Vergütung vereinbart worden.

Angaben zu relevanten Unternehmensführungspraktiken

Für die Aurubis AG bilden die einschlägigen Rechtsvorschriften, vor allem das Aktien-, Mitbestimmungs- und Kapitalmarktrecht, die Satzung, der Deutsche Corporate Governance Kodex sowie die Geschäftsordnungen des Aufsichtsrats und des Vorstands, die Grundlagen für die Ausgestaltung von Führung und Kontrolle im Unternehmen. Über die gesetzlichen Pflichten hinaus hat Aurubis Werte und daraus abgeleitete Verhaltensgrundsätze definiert, die den Rahmen für das Verhalten und die Entscheidungen verbindlich vorgeben und Orientierung für das unternehmerische Handeln bieten. Die Werte und die Verhaltensgrundsätze sind auf der Website des Unternehmens veröffentlicht. Jeder Mitarbeiter wird mit diesen konzernweit geltenden Werten und Verhaltensgrundsätzen (Code of Conduct) sowie den sich daraus ableitenden Unternehmensrichtlinien vertraut gemacht. Zu speziellen Themen finden Pflichtschulungen für (potenziell) betroffene Mitarbeiter statt (z. B. Kartellrecht, Antikorruption, Umweltschutz und Arbeitssicherheit).

Aktionäre und Hauptversammlung

Die Aktionäre der Aurubis AG üben ihre Mitbestimmungs- und Kontrollrechte auf der mindestens einmal jährlich stattfindenden Hauptversammlung aus. Diese beschließt über alle durch das Gesetz bestimmten Angelegenheiten mit verbindlicher Wirkung für alle Aktionäre und die Gesellschaft. Bei den Abstimmungen gewährt jede Aktie eine Stimme.

Die Hauptversammlung wählt die von den Anteilseignern ohne Bindung an Wahlvorschläge zu wählenden Mitglieder des Aufsichtsrats und beschließt über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats. Sie entscheidet über die Verwendung des Bilanzgewinns, über Kapitalmaßnahmen und die Zustimmung zu Unternehmensverträgen, ferner über die Vergütung des Aufsichtsrats sowie über Satzungsänderungen der Gesellschaft. In besonderen Fällen sieht das Aktiengesetz die Einberufung einer außerordentlichen Hauptversammlung vor.

Jeder Aktionär, der sich rechtzeitig anmeldet und seine Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ordnungsgemäß nachweist, ist zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt. Aktionäre, die nicht persönlich teilnehmen können oder wollen, haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung, die von der Aurubis AG eingesetzten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter oder einen sonstigen Bevollmächtigten ihrer Wahl ausüben zu lassen. Den Aktionären ist es außerdem möglich, ihre Stimme im Vorfeld der Hauptversammlung per Internet abzugeben. Nähere Einzelheiten gibt die Aurubis AG in der Einberufung der Hauptversammlung bekannt.

Die Einladung zur Hauptversammlung sowie die für die Beschlussfassungen erforderlichen Berichte und Informationen werden den aktienrechtlichen Vorschriften entsprechend veröffentlicht und auf der Internetseite der Aurubis AG in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung gestellt.

Kontroll- und Risikomanagement sowie Compliance

Zu einer guten Corporate Governance gehört auch der verantwortungsbewusste Umgang des Unternehmens mit Risiken. Im Rahmen unseres werteorientierten Konzernmanagements sorgt ein angemessenes Risikomanagement dafür, dass Risiken frühzeitig erkannt und Risikopositionen minimiert werden. Das Risikomanagement berichtet regelmäßig dem Vorstand und dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats. Einzelheiten zum Risikomanagement der Aurubis AG sind im Risikobericht dargestellt. Hierin ist der gemäß §§ 289 Abs. 5, 315 Abs. 2 Nr. 5 HGB i. V. m. Art. 80 EGHGB geforderte Bericht zum rechnungslegungsbezogenen internen Kontroll- und Risikomanagementsystem enthalten.

Der Vorstand sorgt für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien und wirkt auf die Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance). Das Compliance-Management-System wurde im Geschäftsjahr weiter ausgebaut, um den sich aus den gesetzlichen Anforderungen und dem Verhaltenskodex ergebenden Anforderungen gerecht zu werden.

Compliance wird im Unternehmen durch Prävention, Kontrolle und Sanktion sichergestellt. Präventive Maßnahmen sind interne Richtlinien, die Beratung und besonders die Schulung von Mitarbeitern. Sollten Verstöße gegen Gesetze oder interne Richtlinien festgestellt werden, greifen arbeits-, zivil-, aber auch strafrechtliche Sanktionen.

Der Chief Compliance Officer des Unternehmens ist zentraler Ansprechpartner für alle compliancerelevanten Fragen. Er berichtet regelmäßig dem Vorstand und dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats. An den einzelnen Standorten des Konzerns stehen den Mitarbeitern auch lokale Compliance-Verantwortliche als Ansprechpartner zur Verfügung.

Beschäftigten wird über eine „Whistleblower-Hotline“ eines externen Dienstleisters die Möglichkeit eingeräumt, auch anonym Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben. Diese Möglichkeit kann auch von Dritten genutzt werden.

Transparenz

Die Aurubis AG setzt die Teilnehmer am Kapitalmarkt und die interessierte Öffentlichkeit regelmäßig über die wirtschaftliche Lage des Konzerns und die wesentlichen neuen Tatsachen in Kenntnis. Der Geschäftsbericht, der Zwischenbericht sowie die Quartalsmitteilungen werden im Rahmen der dafür vorgegebenen Fristen veröffentlicht. Über aktuelle Ereignisse und neue Entwicklungen informieren Pressemeldungen und gegebenenfalls Ad-hoc-Mitteilungen. Informationen stehen in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung und werden in gedruckter Form oder über geeignete elektronische Medien publiziert. Im Rahmen unserer Investor Relations-Aktivitäten wurden regelmäßige Treffen mit Analysten und institutionellen Anlegern durchgeführt. Neben einer jährlichen Analystenkonferenz finden – vor allem anlässlich der Veröffentlichung des Zwischenberichts und der Quartalsmitteilungen – Telefonkonferenzen für Analysten statt. Neue Tatsachen, die Finanzanalysten und vergleichbaren Adressaten mitgeteilt werden, haben wir auch den Aktionären über die Internetseite der Gesellschaft unverzüglich zur Verfügung gestellt.

Die Satzung der Gesellschaft sowie die aktuelle Entsprechenserklärung und die Entsprechenserklärungen der letzten fünf Jahre sind ebenfalls auf der Website abrufbar.

In einem europaweit verbreiteten Informationssystem wird ferner unverzüglich nach Eingang einer diesbezüglichen Mitteilung nach § 21 Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) das Erreichen, Über- oder Unterschreiten von 3, 5, 10, 15, 20, 25, 30, 50 oder 75 % der Stimmrechte an der Gesellschaft veröffentlicht.

Finanzkalender

Die geplanten Termine der wesentlichen wiederkehrenden Ereignisse und Veröffentlichungen – wie Hauptversammlung, Geschäftsbericht, Zwischenbericht, Quartalsmitteilungen und Termine von Bilanzpresse- und Analystenkonferenzen – sind in einem Finanzkalender zusammengestellt. Der Kalender wird mit ausreichendem zeitlichen Vorlauf veröffentlicht und auf der Internetseite der Aurubis AG dauerhaft zur Verfügung gestellt.

Meldepflichtige Wertpapiergeschäfte sowie Aktienbesitz der Organmitglieder

Gemäß Art. 19 der Marktmissbrauchsverordnung (EU 596/2014) müssen die Mitglieder von Vorstand und Aufsichtsrat der Aurubis AG und bestimmte Mitarbeiter in Führungspositionen sowie die mit ihnen in enger Beziehung stehenden Personen den Erwerb und die Veräußerung von Aktien der Gesellschaft und sich darauf beziehenden Finanzinstrumenten offenlegen. Dies gilt nicht, sofern die Gesamtsumme der Geschäfte je Person den Betrag von 5.000 € pro Kalenderjahr nicht erreicht.

Ein Mitglied des Aufsichtsrats hat Aktiengeschäfte in der Zeit vom 01.10.2016 bis zum 30.09.2017 getätigt:

  • Herr Dr. Thomas Schultek/Erhöhung von 200 Stückaktien durch Erbschaft.

Die Mitglieder des Vorstands haben der Gesellschaft mitgeteilt, dass sie in der Zeit vom 01.10.2016 bis zum 30.09.2017 keine Stückaktien der Gesellschaft erworben bzw. veräußert haben.

Rechnungslegung und Abschlussprüfung

Die Aurubis AG stellt ihren Konzernabschluss und Konzernlagebericht sowie die Konzernzwischenabschlüsse nach den International Financial Reporting Standards (IFRS) auf, wie sie in der Europäischen Union anzuwenden sind. Der Jahresabschluss der Aurubis AG wird nach deutschem Handelsrecht (HGB) und nach Aktiengesetz (AktG) aufgestellt. Jahres- und Konzernabschluss sowie Konzernlagebericht werden vom Vorstand aufgestellt und vom Abschlussprüfer sowie vom Aufsichtsrat geprüft. Die Aurubis AG veröffentlicht für das Geschäftsjahr 2016/17 einen zusammengefassten Lagebericht für die Aurubis AG und den Konzern. Der Zwischenbericht sowie die Quartalsmitteilungen werden vor der Veröffentlichung vom Prüfungsausschuss mit dem Vorstand erörtert.

Die Wahl des Abschlussprüfers der Gesellschaft erfolgte gemäß den aktienrechtlichen Bestimmungen durch die Hauptversammlung. Prüfer des Konzernabschlusses 2016/17 und Konzernlageberichts sowie des HGB-Abschlusses 2016/17 der Aurubis AG war die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg. Die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, ist seit dem Geschäftsjahr 2008/09 als Abschlussprüfer bestellt und hat Aurubis mit Prüfung des Geschäftsjahres 2016/17 damit das neunte Mal geprüft. Der verantwortliche Wirtschaftsprüfer war im Geschäftsjahr 2016/17 Herr Claus Brandt, der den Konzern und die Gesellschaft erstmals geprüft hat. Der Aufsichtsrat hat vor Unterbreitung des Wahlvorschlags die vom Deutschen Corporate Governance Kodex vorgesehene Erklärung der PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu deren Unabhängigkeit eingeholt. Die Prüfungen erfolgten nach deutschen Prüfungsvorschriften und unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer festgelegten Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung; ergänzend wurden die International Standards on Auditing beachtet. Sie umfassten auch das Risikomanagement und die Einhaltung der Berichtspflichten zur Corporate Governance nach § 161 AktG.

Mit dem Abschlussprüfer wurde zudem vertraglich vereinbart, dass er den Aufsichtsrat umgehend über auftretende mögliche Ausschluss- und Befangenheitsgründe sowie über wesentliche Feststellungen und Vorkommnisse während der Prüfung unterrichtet.

Hamburg, im Dezember 2017

Der Vorstand

Grafik: Unterschrift Jürgen Schachler
Grafik: Unterschrift Dr. Stefan Boel

Jürgen Schachler           Dr. Stefan Boel
Vorsitzender                   Mitglied