Bericht des Aufsichtsrats

Bild: Heinz Jörg Furhmann

Prof. Dr.-Ing. Heinz Jörg Fuhrmann

Grafik: Bergrüßung Aktionäre

im Geschäftsjahr 2016/17 hat der Aurubis-Konzern ein gutes operatives Ergebnis vor Steuern (operatives EBT) von 298 Mio. € erwirtschaftet. Die Leistungen von Vorstand, Führungspersonal sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in allen Bereichen verdienen erneut unsere Anerkennung.

Positiv wirkten sich im Geschäftsjahr der wesentlich über dem Vorjahr liegende Konzentratdurchsatz, ein vorteilhafter Einsatzmix und eine gute Verfügbarkeit an Kupferkonzentraten sowie höhere Raffinerielöhne für Altkupfer aus. Hinzu kamen ein höheres Metallausbringen bei gestiegenen Metallpreisen, der gesteigerte Absatz an Strangguss- und Flachwalzprodukten wie auch positive Beiträge aus dem Effizienzsteigerungsprogramm. Ebenso trug der starke US-Dollar zum Ergebnis bei.

Negativ beeinflusst wurde das Ergebnis hauptsächlich durch den geplanten Stillstand in Hamburg, ein Überangebot an Schwefelsäure mit entsprechendem Preisdruck sowie als Folge einer niedrigeren Kupferprämie und eines schwächeren Absatzes bei Gießwalzdraht.

Zusammenwirken von Aufsichtsrat und Vorstand

Gemeinsames Ziel von Vorstand und Aufsichtsrat ist die nachhaltige Steigerung des Unternehmenswerts der Aurubis AG und ihrer Konzerngesellschaften.

Der Aufsichtsrat und seine Ausschüsse haben den Vorstand auch 2016/17 in der Leitung des Unternehmens eng begleitet, sorgfältig überwacht, ihm beratend zur Seite gestanden sowie die ihnen nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegenden Aufgaben umfassend wahrgenommen. Der Aufsichtsrat hat sich von der Recht- und Zweckmäßigkeit der Geschäftsführung überzeugt. In allen Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen war der Aufsichtsrat, wie nachfolgend näher erläutert, rechtzeitig und unmittelbar eingebunden.

Der Vorstand hat den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend mittels eines schriftlichen Monatsberichts sowie in mündlicher Form über alle für das Unternehmen relevanten Angelegenheiten informiert. Hierzu zählen die Unternehmensstrategie, die Planung sowie wichtige Geschäftsvorfälle der Gesellschaft und des Konzerns, die damit verbundenen Chancen und Risiken sowie Fragen der Compliance.

Die für Aurubis bedeutenden Geschäftsvorgänge hat der Aufsichtsrat auf Basis der Berichte des Vorstands ausführlich erörtert. Den Beschlussvorschlägen des Vorstands hat der Aufsichtsrat nach gründlicher Prüfung und Beratung zugestimmt.

Der Aufsichtsrat wurde fortlaufend und detailliert über die Ergebnis- und Beschäftigungsentwicklung des Konzerns und der einzelnen Segmente sowie über die Finanzlage des Unternehmens unterrichtet. Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen hat der Vorstand ausführlich erläutert und deren Gründe sowie die eingeleiteten Maßnahmen mit dem Aufsichtsrat diskutiert.

Der Aufsichtsratsvorsitzende stand auch außerhalb der Sitzungen in regelmäßigem Kontakt zum Vorstand, vor allem zum Vorstandsvorsitzenden, und hat sich mit ihm über aktuelle Entwicklungen ausgetauscht.

Beratungen im Aufsichtsrat

Im Geschäftsjahr 2016/17 fanden drei ordentliche Aufsichtsratssitzungen (am 13.12.2016, 01.03.2017 und 07.06.2017) und eine außerordentliche Aufsichtsratssitzung (am 20.07.2017) statt. Die vierte ordentliche Aufsichtsratssitzung fand wenige Tage nach Ende des Geschäftsjahres am 05.10.2017 statt. Im schriftlichen Umlaufverfahren wurden drei Beschlüsse gefasst. Die Teilnahmequote der Aufsichtsratsmitglieder lag bei 100 %. Der Aufsichtsrat tagte in drei Sitzungen zeitweise ohne die Anwesenheit des Vorstands.

Die nachfolgende Tabelle zeigt die Teilnahmequote der Mitglieder an den Aufsichtsratssitzungen und an den jeweiligen Ausschüssen.

Individualisierte Offenlegung der Sitzungsteilnahme

T 002
 
  Sitzungs-
anwesenheit
Anwesenheit
     
Aufsichtsratsplenum 3 ordentliche/
1 außerordentliche Sitzung
Prof. Dr.-Ing. Heinz Jörg Fuhrmann (Vorsitzender) 4/4 100 %
Renate Hold-Yilmaz (stellvertretende Vorsitzende) 4/4 100 %
Burkhard Becker 4/4 100 %
Dr. Bernd Drouven 4/4 100 %
Jan Koltze 4/4 100 %
Dr.-Ing. Joachim Faubel 4/4 100 %
Ralf Winterfeldt 4/4 100 %
Dr. med. Dipl.-Chem. Thomas Schultek 4/4 100 %
Dr. Sandra Reich 4/4 100 %
Prof. Dr. Fritz Vahrenholt 4/4 100 %
Rolf Schwertz 4/4 100 %
Dr.-Ing. Ernst J. Wortberg 4/4 100 %
     
Personalausschuss 4 Sitzungen
Prof. Dr.-Ing. Heinz Jörg Fuhrmann (Vorsitzender) 4/4 100 %
Dr. Bernd Drouven 4/4 100 %
Renate Hold-Yilmaz 4/4 100 %
Dr. med. Dipl.-Chem. Thomas Schultek 4/4 100 %
Prof. Dr. Fritz Vahrenholt 4/4 100 %
Ralf Winterfeldt 3/4 75 %
     
Prüfungsausschuss (Audit Committee) 4 Sitzungen
Dr.-Ing. Ernst J. Wortberg (Vorsitzender) 4/4 100 %
Burkhard Becker 4/4 100 %
Jan Koltze 4/4 100 %
Renate Hold-Yilmaz 4/4 100 %
     
Nominierungsausschuss 2 Sitzungen
Prof. Dr.-Ing. Heinz Jörg Fuhrmann (Vorsitzender) 2/2 100 %
Burkhard Becker 2/2 100 %
Prof. Dr. Fritz Vahrenholt 2/2 100 %
Dr.-Ing. Ernst J. Wortberg 2/2 100 %
     
Technikausschuss 2 Sitzungen
Dr. Bernd Drouven (Vorsitzender) 2/2 100 %
Prof. Dr.-Ing. Heinz Jörg Fuhrmann 1/2 50 %
Renate Hold-Yilmaz 1/2 50 %
Dr. med. Dipl.-Chem. Thomas Schultek 2/2 100 %
     
Vermittlungsausschuss tagte im Geschäftsjahr nicht
Prof. Dr.-Ing. Heinz Jörg Fuhrmann (Vorsitzender)    
Renate Hold-Yilmaz (stellvertretende Vorsitzende)    
Dr. Sandra Reich    
Ralf Winterfeldt    

Gegenstand regelmäßiger Beratung im Plenum des Aufsichtsrats waren der Geschäftsverlauf, die Beschäftigung im Konzern und die Entwicklungen des Ergebnisses, der Rohstoff- und Devisenmärkte. Der Aufsichtsrat befasste sich ebenfalls mit der Finanzlage und dem Stand der Investitionen. Insbesondere begleitete der Aufsichtsrat die Planung des Projektes Future Complex Metallurgy (FCM) und des Transformationsprogramms ONE Aurubis, die von Mitarbeitern der ersten und zweiten Führungsebene unterhalb des Vorstands vorgestellt wurden. Ein weiterer Schwerpunkt lag in der Erarbeitung des neuen Vergütungssystems und der Suche nach einem neuen Finanzvorstand. In den Sitzungen wurde von den Vorsitzenden des Personal-, des Prüfungs- und des Technikausschusses über deren Arbeit, die beschlossenen Vorschläge sowie die erzielten Ergebnisse berichtet.

Aufgrund der Erkrankung von Herrn Faust wurde am 07.11.2016 im schriftlichen Umlaufverfahren die Geschäftsordnung des Vorstands hinsichtlich der Geschäftsverteilung geändert.

Am 24.11.2016 wurde Herr Faust im schriftlichen Umlaufverfahren aus gesundheitlichen Gründen temporär von seinen Diensten befreit.

In der Sitzung am 13.12.2016 hat der Aufsichtsrat die Vergütung und Sondervergütung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2015/16 auf Basis der ermittelten Zielerreichung festgelegt. Einzelheiten hierzu sind in diesem Geschäftsbericht unter dem Punkt „Vergütungsbericht“ erläutert.

In derselben Sitzung standen die Prüfung des Konzern- und Jahresabschlusses 2015/16 mit dem darin enthaltenen Corporate-Governance-Bericht sowie die Vorbereitung der Hauptversammlung 2017 im Mittelpunkt der Beratung. Der Vorstand berichtete zum laufenden Geschäft sowie über die Aufnahme der Projekte FCM und Emerald in die erweiterte Planung.

Der Vorsitzende des Technikausschusses berichtete über die Sitzung des Ausschusses und ging hierbei auf den Stand der Planung des Projektes FCM und auf den Umsetzungsstand des Projektes SCOPE (Supply Chain OPtimization and Excellence) ein.

In der Sitzung am 01.03.2017 befasste sich der Aufsichtsrat mit der Ertragslage nach Ablauf des ersten Quartals des Geschäftsjahres sowie mit den Entwicklungen des Ergebnisverbesserungsprogramms in der Business Line Flat Rolled Products. Der Vorstand gab dem Aufsichtsrat einen zusammenfassenden Überblick über den Status des Projektes ONE Aurubis und diskutierte die Vision 2025. Der Aufsichtsrat genehmigte die Sanierung der Elektrolyse am Standort Lünen.

In der Sitzung am 07.06.2017 berichteten der Vorstand und die jeweilige Projektleitung über den Stand der Planung des Projektes FCM und weiterer Wachstumsprojekte.

Der Aufsichtsrat genehmigte den Bau eines integrierten Innovations- und Ausbildungszentrums am Standort Hamburg sowie die Investition für umfangreiche Reparaturmaßnahmen in Pirdop (Pirdop Shutdown 2018) und befasste sich mit dem Entwurf des neuen Vergütungssystems für Vorstände. Des Weiteren beschloss der Aufsichtsrat die Erhöhung der Vorstandsgehälter um 5,26 % mit Wirkung zum 01.10.2017 sowie die Festlegung der Zielquote für Frauen im Vorstand mit 25 % bis zum 30.06.2022 und bevollmächtigte Herrn Prof. Fuhrmann, den Vorstandsvertrag mit Herrn Faust aufzuheben.

In der außerordentlichen Aufsichtsratssitzung am 20.07.2017 genehmigte der Aufsichtsrat die neue Organisationsstruktur des Aurubis-Konzerns, die im Wesentlichen funktional aufgebaut ist, sowie den neuen Geschäftsverteilungsplan.

Am 05.09.2017 wurde im schriftlichen Umlaufverfahren Herr Rainer Verhoeven mit Wirkung zum 01.01.2018 zum neuen Finanzvorstand bestellt.

Ausschüsse

Zur Wahrnehmung seiner Aufgaben hatte der Aufsichtsrat im Geschäftsjahr 2016/17 insgesamt fünf Ausschüsse gebildet, um die Arbeit im Plenum effektiv zu unterstützen. Die Ausschüsse bereiteten die Beschlüsse des Aufsichtsrats sowie die Themen vor, die im Plenum zu behandeln waren. Der Vermittlungsausschuss gem. § 27 Abs. 3 Mitbestimmungsgesetz hat im Berichtsjahr nicht getagt.

Allgemeine Ausführungen zur Zusammensetzung und Arbeitsweise des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse finden sich in der diesjährigen Erklärung zur Unternehmensführung als Teil des Lageberichts der Aurubis AG.

Herr Winterfeldt hat an einer Personalausschusssitzung, Frau Renate Hold-Yilmaz und Herr Prof. Heinz Jörg Fuhrmann haben an einer Technikausschusssitzung nicht teilgenommen.

Arbeit des Nominierungsausschusses

Der Nominierungsausschuss tagte im Berichtszeitraum zweimal. Dieser bereitete das Kompetenzprofil für den Aufsichtsrat vor und suchte die Kandidaten für die Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat. Der Nominierungsausschuss schlug dem Aufsichtsrat die Getrennterfüllung der Geschlechterquote nach § 96 Abs. 2 Satz 3 AktG für die Aufsichtsratswahl 2018 vor.

Arbeit des Personalausschusses

Der Personalausschuss trat im Berichtszeitraum viermal zusammen. Er befasste sich mit der Beendigung des Vorstandsvertrags von Herrn Faust und mit der Suche nach einem neuen Finanzvorstand. Er erarbeitete Vorschläge für die neue Vorstandsvergütung, die Erhöhung der Vorstandsvergütung ab dem 01.10.2017 sowie für die Zielgröße der Geschlechterquote im Vorstand.

Arbeit des Prüfungsausschusses (Audit Committee)

Der Prüfungsausschuss trat im Berichtszeitraum viermal zusammen. In allen Sitzungen prüfte er die Quartalsberichte bzw. den Jahres- und Konzernabschluss des abgelaufenen Geschäftsjahres und erörterte diese mit dem Vorstand. Er befasste sich außerdem mit der Überwachung der Rechnungslegung, des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontroll- und des Revisionssystems sowie mit dem Risiko- und Compliance-Management des Konzerns. Der Prüfungsausschuss empfahl dem Aufsichtsrat, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, als Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2016/17. Der Prüfungsausschuss ermächtigte den Vorstand, den Abschlussprüfer in einem begrenzten Rahmen ab dem 01.10.2016 auch mit zulässigen Nichtprüfungsleistungen zu beauftragen.

Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses, Herr Dr. Ernst Wortberg, verfügt über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren. Er ist unabhängig und kein ehemaliges Vorstandsmitglied der Gesellschaft.

Neben der Erteilung des Prüfungsauftrags und der Honorarvereinbarung mit dem Abschlussprüfer legte der Ausschuss die Prüfungsschwerpunkte für die Abschlussprüfung 2016/17 fest, und zwar:

    • Präsentation finanzieller Messgrößen im Lichte der ESMA-Leitlinie
    • Anhangangaben zu den Auswirkungen neuer Standards auf den IFRS-Konzernabschluss
    • Prüfung der Pensionsrückstellungen und des Deckungsvermögens der Aurubis AG

    Die ersten beiden Schwerpunkte sind auch Prüfungsschwerpunkte 2017 der Deutschen Prüfstelle für Rechnungslegung e. V. Ferner überwachte der Prüfungsausschuss die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, holte die nach dem Deutschen Corporate Governance Kodex empfohlene Erklärung zu dessen Unabhängigkeit ein und befasste sich mit den vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachten Leistungen. Der vorgesehene Abschlussprüfer verpflichtete sich in diesem Zusammenhang, den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses über während der Prüfung auftretende mögliche Ausschluss- und Befangenheitsgründe unverzüglich zu unterrichten.

    Vertreter des Abschlussprüfers haben an zwei Sitzungen des Prüfungsausschusses teilgenommen und berichteten über die Prüfung des Konzern- und Jahresabschlusses sowie die  neue Struktur der Bestätigungsvermerke im Konzern- und Jahresabschluss.

    Arbeit des Technikausschusses

    Der Technikausschuss trat im Berichtszeitraum zweimal zusammen. Neben der Begleitung von diversen Optimierungs- und Entwicklungsprojekten war der Ausschuss im Wesentlichen mit dem Projekt FCM und dem Umsetzungsstand des Projekts SCOPE befasst. Zu diesen beiden Projekten stellten der Vorstand und die jeweiligen Projektleiter dem Ausschuss den bisherigen Stand der Planung vor. Der Ausschuss erörterte neben den technischen Konzepten des Projektes FCM auch die jeweilige Investitionsplanung sowie Wirtschaftlichkeitsrechnung.

    Corporate Governance und Entsprechenserklärung

    Die regelmäßige Effizienzprüfung wurde vom Aufsichtsrat in der Sitzung am 20.07.2017 vorgenommen. Der Aufsichtsrat stellte nach ausführlicher Diskussion seine Effizienz fest.

    Über die Corporate Governance bei der Aurubis AG berichtete der Vorstand zugleich auch für den Aufsichtsrat gemäß Ziffer 3.10 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Erklärung zur Unternehmensführung und im Bericht zur Corporate Governance, die Teil des Lageberichts sind.

    Vorstand und Aufsichtsrat der Aurubis AG haben am 06.11.2017 die aktualisierte Entsprechenserklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex gem. § 161 AktG abgegeben und unter www.aurubis.com dauerhaft öffentlich zugänglich gemacht. Die Aurubis AG entspricht den Kodexempfehlungen mit zwei Ausnahmen. Nähere Informationen hierzu können der Entsprechenserklärung entnommen werden.

    Interessenkonflikte

    Interessenkonflikte von Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern, die dem Aufsichtsrat unverzüglich offenzulegen sind und über die die Hauptversammlung zu informieren ist, traten nicht auf. Wesentliche Geschäfte mit einem Vorstandsmitglied bzw. nahestehenden Personen oder Unternehmungen gab es keine.

    Prüfung des Abschlusses der Aurubis AG und des Konzerns

    Der vom Vorstand nach den Regeln des HGB aufgestellte Jahresabschluss der Gesellschaft und der nach internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS) aufgestellte Konzernabschluss für das Geschäftsjahr vom 01.10.2016 bis zum 30.09.2017 sowie der zusammengefasste Lagebericht für die Gesellschaft und den Konzern wurden gemäß Beschluss der Hauptversammlung der Gesellschaft vom 02.03.2017 und der anschließenden Auftragserteilung durch den Aufsichtsrat von der PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, geprüft. Der verantwortliche Wirtschaftsprüfer war Herr Claus Brandt, der den Konzern und die Gesellschaft erstmals geprüft hat. Der Abschlussprüfer erteilte jeweils uneingeschränkte Bestätigungsvermerke. Die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, ist seit dem Geschäftsjahr 2008/09 als Abschlussprüfer bestellt und hat Aurubis mit Prüfung des Geschäftsjahres 2016/17 das neunte Mal geprüft.

    Am 12.12.2017 fand die Bilanzaufsichtsratssitzung statt. Alle Aufsichtsratsmitglieder erhielten rechtzeitig vor dieser Sitzung die Jahresabschlussunterlagen und Prüfungsberichte sowie den Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns und alle sonstigen Vorlagen. Diese Unterlagen wurden in der Bilanzsitzung des Aufsichtsrats ausführlich besprochen. Der Abschlussprüfer nahm an dieser Sitzung teil, berichtete ausführlich über den Prüfungsverlauf und die wesentlichen Ergebnisse der Prüfungen und stand dem Aufsichtsrat für ergänzende Auskünfte und Diskussionen der Unterlagen sowie seiner ergänzenden Ausführungen zur Verfügung.

    Nach ausführlicher Besprechung der Prüfungsergebnisse und nach eingehender Auseinandersetzung mit dem Bericht des Abschlussprüfers sowie dem Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns und auf Basis seiner eigenen Prüfung und Erörterung des Jahresabschlusses, des Konzernabschlusses, des zusammengefassten Lageberichts für die Gesellschaft und den Konzern stimmte der Aufsichtsrat dem Ergebnis der Prüfung durch den Abschlussprüfer zu. Der Aufsichtsrat stellte fest, dass keine Einwendungen zu erheben sind, und billigte in der Bilanzsitzung gemäß den Empfehlungen des Prüfungsausschusses den Jahresabschluss, der damit festgestellt ist, sowie den Konzernabschluss und den zusammengefassten Lagebericht. Der Aufsichtsrat schloss sich dem Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns an.

    Veränderungen im Aufsichtsrat und Vorstand

    Herr Erwin Faust wurde aus gesundheitlichen Gründen am 24.11.2016 bis auf Weiteres temporär vom Dienst befreit. Am 30.06.2017 legte Herr Faust sein Amt als Finanzvorstand der Aurubis AG nieder. Der Aufsichtsrat dankt Herrn Faust für seinen großen Einsatz, wünscht ihm eine vollständige Genesung und für die Zukunft alles erdenklich Gute. Zum 01.01.2018 wurde Herr Rainer Verhoeven zum neuen Finanzvorstand bestellt.

    Hamburg, Dezember 2017

    Der Aufsichtsrat

    Grafik: Unterschrift Heinz Jörg Fuhrmann

    Prof. Dr.-Ing. Heinz Jörg Fuhrmann
    Vorsitzender